AI Act: cosa deve fare un'azienda medio-piccola

Un'azienda medio-piccola che usa sistemi di IA quasi sempre è deployer, non fornitore. Deve rispettare il divieto delle pratiche vietate, sostenere l'alfabetizzazione di chi usa quei sistemi (articolo 4) e, solo se il sistema è ad alto rischio, gli obblighi dell'articolo 26 del regolamento (UE) 2024/1689. Gli alleggerimenti dimensionali esistono, ma riguardano in gran parte chi fornisce.

È la distinzione che decide tutto il resto: gli elenchi di obblighi che circolano descrivono il fornitore di un sistema ad alto rischio, ruolo raro nel mid-market.

Prima domanda: fornitore o deployer?

I due ruoli sono definiti all'articolo 3.

• Fornitore (punto 3): chi sviluppa un sistema di IA, o lo fa sviluppare, e lo immette sul mercato o lo mette in servizio con il proprio nome o marchio, a titolo oneroso o gratuito.
• Deployer (punto 4): chi utilizza un sistema di IA sotto la propria autorità, tranne quando l'uso avviene nel corso di un'attività personale non professionale.

Se compri una piattaforma con funzioni di IA o attivi un assistente nel gestionale, sei deployer. Se sviluppi un software con una funzione di IA e lo vendi con il tuo marchio, lì sei fornitore. L'articolo 2, paragrafo 1 copre i fornitori che immettono sistemi sul mercato dell'Unione ovunque siano stabiliti, i deployer stabiliti nell'Unione e gli operatori di paesi terzi quando l'output è usato nell'Unione.

Quando un deployer diventa fornitore senza accorgersene

L'articolo 25, paragrafo 1 elenca tre circostanze in cui un deployer è considerato fornitore di un sistema ad alto rischio, con tutti gli obblighi dell'articolo 16:

• appone il proprio nome o marchio su un sistema ad alto rischio già immesso sul mercato, salvi accordi contrattuali che ripartiscano diversamente gli obblighi;
• apporta una modifica sostanziale a un sistema ad alto rischio già sul mercato, che resta ad alto rischio;
• modifica la finalità prevista di un sistema, anche per finalità generali, non classificato ad alto rischio, in modo tale che diventi ad alto rischio ai sensi dell'articolo 6.

La terza coglie di sorpresa. Un modello generico usato per riassumere documenti non è ad alto rischio; lo stesso modello configurato per filtrare le candidature ricade nell'allegato III, e chi ha fatto quella scelta si ritrova nel ruolo del fornitore.

Gli obblighi che valgono comunque, anche senza alto rischio

• Pratiche vietate (articolo 5). Sono divieti, non requisiti: nessuna procedura li rende leciti. È la violazione più cara, fino a 35 000 000 EUR o, se l'autore è un'impresa, fino al 7 % del fatturato mondiale totale annuo dell'esercizio precedente, se superiore (articolo 99, paragrafo 3).
• Alfabetizzazione in materia di IA (articolo 4). Fornitori e deployer adottano misure per sostenere lo sviluppo dell'alfabetizzazione del personale e di chi usa i sistemi per loro conto, tenendo conto di conoscenze, esperienza, formazione e contesto d'uso. Il regolamento (UE) 2026/1744 ha riscritto l'articolo aggiungendo una precisazione: "Tale obbligo non impone ai fornitori o ai deployer di garantire un livello specifico di alfabetizzazione in materia di IA per alcuna persona". Resta un obbligo di attivarsi, non un titolo da esibire.
• Trasparenza (articolo 50). Riguarda anche i deployer: chi usa un sistema di riconoscimento delle emozioni o di categorizzazione biometrica informa le persone esposte, e chi genera o manipola contenuti che costituiscono un deep fake rende noto che sono stati generati o manipolati artificialmente.

Se il sistema è ad alto rischio: cosa chiede l'articolo 26

Il lavoro vero si concentra qui, in un elenco chiuso:

1. Usare il sistema secondo le istruzioni per l'uso, con misure tecniche e organizzative idonee (paragrafo 1).
2. Affidare la sorveglianza umana a persone che dispongono della competenza, della formazione e dell'autorità necessarie, oltre che del sostegno necessario (paragrafo 2). È il punto che smonta la sorveglianza affidata a chi non ha il potere di fermare il processo.
3. Garantire dati di input pertinenti e sufficientemente rappresentativi, nella misura in cui li controlla (paragrafo 4).
4. Monitorare il funzionamento, informare senza indebito ritardo fornitore e autorità di vigilanza in caso di rischio e sospendere l'uso; per un incidente grave si informa prima il fornitore (paragrafo 5).
5. Conservare i log generati automaticamente, per la parte sotto il proprio controllo, per almeno sei mesi salvo diversa previsione di legge (paragrafo 6).
6. Informare rappresentanti dei lavoratori e lavoratori interessati, per i deployer che sono datori di lavoro, prima di mettere in servizio o usare il sistema sul luogo di lavoro (paragrafo 7).
7. Informare le persone fisiche quando il sistema dell'allegato III adotta decisioni che le riguardano o assiste nell'adottarle (paragrafo 11).

Due note utili. Le informazioni ricevute dal fornitore ai sensi dell'articolo 13 si riusano per la valutazione d'impatto sulla protezione dei dati dell'articolo 35 del GDPR (paragrafo 9). E la valutazione d'impatto sui diritti fondamentali dell'articolo 27 non riguarda tutti: vale per gli organismi di diritto pubblico, gli enti privati che forniscono servizi pubblici e i deployer dei sistemi dell'allegato III, punto 5, lettere b) e c).

Come si capisce se un sistema è ad alto rischio

L'articolo 6 prevede due vie. La prima (paragrafo 1): il sistema è un componente di sicurezza di un prodotto disciplinato dalla normativa di armonizzazione dell'allegato I, o è esso stesso quel prodotto soggetto a valutazione della conformità da parte di terzi. Il regolamento (UE) 2026/1744 ha circoscritto la nozione: i sistemi usati esclusivamente per aspetti non legati alla sicurezza non sono componenti di sicurezza, salvo che un guasto metta a rischio salute e sicurezza. È la stessa logica di perimetro del Cyber Resilience Act.

La seconda (paragrafo 2): il sistema rientra nell'allegato III. L'allegato elenca otto aree. Due toccano il mid-market: il punto 4 per intero, occupazione e gestione dei lavoratori (assunzione e selezione, decisioni su condizioni di lavoro, promozione o cessazione, assegnazione di compiti, monitoraggio e valutazione delle prestazioni), e due delle quattro lettere del punto 5: la lettera b), valutazione dell'affidabilità creditizia o del merito di credito delle persone fisiche, a eccezione dei sistemi usati allo scopo di individuare frodi finanziarie, e la lettera c), valutazione dei rischi e determinazione dei prezzi per assicurazioni sulla vita e sanitarie. Le altre due lettere del punto 5 riguardano le autorità pubbliche e i servizi di emergenza.

Esiste una via d'uscita (paragrafo 3): un sistema dell'allegato III non è ad alto rischio se non presenta un rischio significativo di danno, per esempio perché svolge un compito procedurale limitato. La deroga non vale mai in caso di profilazione di persone fisiche, e a documentare la valutazione è il fornitore, prima che il sistema sia immesso sul mercato o messo in servizio, con l'obbligo di registrazione dell'articolo 49, paragrafo 2 (paragrafo 4). Per un deployer conta come domanda da fare a chi fornisce il sistema, non come adempimento proprio.

Gli alleggerimenti per le imprese di dimensioni ridotte

Il regolamento usa una categoria giuridica precisa. Dopo la modifica del regolamento (UE) 2026/1744, l'articolo 3, punto 14 bis definisce microimprese, piccole e medie imprese rinviando all'articolo 2 dell'allegato della raccomandazione 2003/361/CE: meno di 250 occupati con fatturato annuo non superiore a 50 milioni di euro oppure totale di bilancio non superiore a 43 milioni.

• Documentazione tecnica semplificata (articolo 11, paragrafo 1). Le PMI, comprese le start-up, e le piccole imprese a media capitalizzazione possono fornire in modo semplificato gli elementi dell'allegato IV. Chi sceglie questa strada usa il modulo di documentazione tecnica semplificata definito dalla Commissione, che gli organismi notificati accettano ai fini della valutazione della conformità.
• Sistema di gestione della qualità semplificato (articolo 63, paragrafo 1). Nella versione originale la facoltà spettava alle sole microimprese; l'Omnibus l'ha estesa alle PMI, comprese le start-up, purché prive di imprese associate o collegate. Gli altri obblighi restano, compresi quelli degli articoli da 9 a 15, 72 e 73 (paragrafo 2).
• Costi di valutazione della conformità. Le tariffe si riducono in proporzione alle dimensioni dell'impresa e del suo mercato (articolo 62, paragrafo 2), e gli organismi notificati devono ridurre oneri e costi per microimprese e piccole imprese (articolo 34, paragrafo 2).
• Spazi di sperimentazione normativa. Gli Stati membri garantiscono alle PMI, comprese le start-up, con sede legale o una filiale nell'Unione un accesso prioritario e gratuito, salvo costi straordinari recuperabili in maniera equa e proporzionata (articoli 62 e 58). Lo stesso articolo 62 chiede sensibilizzazione su misura e canali di comunicazione dedicati.
• Sanzioni proporzionate (articolo 99). Per le PMI, comprese le start-up, ciascuna sanzione pecuniaria è "pari al massimo alle percentuali o all'importo di cui ai paragrafi 3, 4 e 5, se inferiore" (paragrafo 6). La regola generale prende il valore più alto fra percentuale e importo fisso, qui si prende il più basso.

Va detto con chiarezza: quasi tutti questi alleggerimenti parlano al fornitore. A un deployer restano gli spazi di sperimentazione, i canali dedicati e il tetto sulle sanzioni: non è poco, ma non è uno sconto sull'articolo 26.

Chi vigila, in Italia

La legge 23 settembre 2025, n. 132, all'articolo 20, designa AgID e ACN come Autorità nazionali per l'intelligenza artificiale: l'AgID è autorità di notifica, l'ACN è autorità di vigilanza del mercato, comprese le attività ispettive e sanzionatorie, e punto di contatto unico con le istituzioni dell'Unione europea. Restano ferme le attribuzioni di Banca d'Italia, CONSOB e IVASS. Per chi segue già la NIS2 l'Agenzia è un interlocutore noto.

Il calendario, allo stato di oggi

Le date stanno nell'articolo 113, come modificato dal regolamento (UE) 2026/1744, pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea del 24 luglio 2026 ed entrato in vigore il terzo giorno successivo: non una proposta, diritto vigente.

• 2 febbraio 2025: capi I e II, disposizioni generali (compreso l'articolo 4) e pratiche vietate. I divieti aggiunti dall'Omnibus si applicano dal 2 dicembre 2026.
• 2 agosto 2025: capo III sezione 4, capi V, VII e XII e articolo 78, con l'eccezione dell'articolo 101.
• 2 agosto 2026: applicazione generale, quindi anche la trasparenza dell'articolo 50.
• 2 dicembre 2027: capo III sezioni 1, 2 e 3, ad eccezione dell'articolo 6, paragrafo 5, per i sistemi ad alto rischio dell'articolo 6, paragrafo 2 e dell'allegato III, dove stanno gli obblighi del deployer dell'articolo 26.
• 2 agosto 2028: le stesse sezioni, sempre ad eccezione dell'articolo 6, paragrafo 5, per i sistemi dell'articolo 6, paragrafo 1 e dell'allegato I, quelli incorporati in prodotti già regolati.

Si è spostata anche una data delle agevolazioni: gli spazi di sperimentazione nazionali devono essere operativi entro il 2 agosto 2027 (articolo 57, paragrafo 1), non più entro il 2 agosto 2026.

Da dove si parte

1. Inventario degli usi. Quali sistemi di IA, in quali processi, con quali dati e con quale contratto. Senza questo elenco le altre domande restano senza risposta.
2. Ruolo, sistema per sistema. Fornitore o deployer, con l'articolo 25 sott'occhio.
3. Classificazione del rischio per i sistemi che toccano selezione del personale, gestione dei lavoratori, merito di credito o tariffazione assicurativa.
4. Misure di alfabetizzazione documentate: l'articolo 4 è applicabile dal 2 febbraio 2025.
5. Clausole con i fornitori: istruzioni per l'uso, informazioni dell'articolo 13, accesso ai log, canale per gli incidenti gravi.

Chi ha già un sistema di gestione in piedi parte avvantaggiato: contesto, ruoli, informazioni documentate e audit interni sono gli stessi della ISO 27001, e la norma che estende quell'impianto all'IA è la ISO/IEC 42001, che però non è armonizzata e non dà presunzione di conformità.

In sintesi: la domanda giusta non è se l'azienda sia conforme all'AI Act, è in quale ruolo si trova e su quale sistema. Quasi sempre è deployer, e allora contano pratiche vietate, alfabetizzazione, trasparenza e, dal 2 dicembre 2027 sull'allegato III, l'articolo 26.

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